Como protocolar um documento expedido?

Quando analisamos o item 2.7.1. acima, referente ao tópico Como expedir um documento no SCP? Podemos observar, através do vídeo, o procedimento da expedição de mandado/carta/ofício. Mas falta o encaminhamento do documento expedido, o que é feito através de protocolo à Central de Mandados ou ao setor de Protocolo Central, localizado no Gumersindo Bessa. Vejamos como isto é feito pelo vídeo abaixo:


Clique aqui para visualizar como é realizado o protocolo de documentos expedidos


Atenção! Os documentos expedidos e não protocolados para a Central há mais de 30 (trinta) dias são automaticamente cancelados pelo sistema, conforme dispõe o Provimento n. 03/2004 da Corregedoria-Geral da Justiça. Daí porque existe na tela inicial do sistema, há o relatório denominado Mandados Confeccionados e não protocolados + 4 dias, como uma forma de alertar a Secretaria sobre a existência de mandados ainda não enviado à Central.



Neste instante, o sistema monta um protocolo com todos os mandados selecionados que seguirão para a Central ou ao setor protocolo de correspondências, para o caso de emissão de cartas/ofícios, conforme observado no vídeo acima.


Convém ressaltar que este procedimento de protocolar, ao nível de sistema, representa muito mais que uma simples e aparentemente burocrática emissão de um documento. Em linhas gerais, o que de fato ocorre é que, no instante em que a Secretaria protocola os documentos, no processo é gravado um movimento automático de Expedição de Documentos, disparando-se uma autorização eletrônica à Central ou ao setor de protocolo Central do TJSE para que ela proceda à entrega do documento ao oficial de justiça/Correios, até então não permitida. Daí porque, a partir deste momento, não se pode mais cancelar o documento expedido.


Quando os Correios ou oficial de justiça recolherem o documento, esta informação é alimentada no sistema deste e no sistema da Vara, através do link denominado Histórico do mandado, presente na consulta ao Processo. Esta informação também aparece no menu “Secretaria Mandados Histórico”.



Muito bem! O mandado já se encontra na Central de Mandados ou Setor de Protocolo, onde será providenciada a entrega ao oficial de justiça/Correios.


Os mandados/cartas/ofícios que foram protocolados, porém que ainda não foram cumpridos pelo Oficial de Justiça ou Correios, serão controlados no Sistema de Controle Processual através do relatório gerencial denominado Mandados com Oficiais, conforme visualização abaixo.




Quando cumprida a diligência descrita no mandado, o oficial ou os correios devolverão os mandados/ARs/Guias de tramitação à Central de Mandados/Setor de Protocolo, que por sua vez, fará retornar a Turma Recursal que o expediu, utilizando também um procedimento misto de protocolo eletrônico com emissão de protocolo impresso.


No momento em que a Central/Setor de Protocolo cadastra em seu sistema a Devolução do Mandado/ARs/Guias de Tramitação/SEED, o sistema emite uma informação de movimento automático no processo denominado Devolução de Mandado, disponível na Consulta a Processo, indicando esta situação. Neste instante, automaticamente, o processo sairá do relatório gerencial denominado Mandados com Oficiais, descrito acima, entrando no relatório de atividade da Secretaria da turma Recursal denominado Mandados devolvidos sem informação de cumprimento, conforme explicação do tópico 2.7.5 a seguir.




                       

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