Arquivar processos

O Arquivamento Definitivo de autos deverá ser realizado nas seguintes situações:

O procedimento de arquivar consiste em colocar os processos em caixas de papelão numeradas seqüencialmente, sem vinculação ao ano, mediante cadastro no Sistema de Controle Processual - SCP Virtual, mantendo-as, inicialmente, em local próprio da Vara ou Juízo e após, encaminhando-as para o Arquivo Judiciário.

O arquivo de cada Juízo divide-se em: ARQUIVO PROVISÓRIO e ARQUIVO DEFINITIVO.

ARQUIVAMENTO PROVISÓRIO é formado por processos que, por alguma razão de ordem legal, não foram julgados nem podem ser extintos, a exemplo de execuções em que não foram localizados bens passíveis de penhora (art. 791, III do CPC c/c art. 40, § 2o. da Lei 6830/80). Para o SCP Virtual, a situação do processo arquivado provisoriamente é ‘Andamento’, mas para a Estatística da Judicância, relatório mensal do número de feitos de cada Juízo, tais processos não se enquadram nos considerados em ‘Andamento’, pois de fato não estão tramitando, encontram-se arquivados.

ARQUIVAMENTO DEFINITIVO, é realizado em processos com sentenças transitadas em julgado ou com decisões que põem fim a incidentes processuais e não mais podem ser modificadas por meio de agravo. Em ambos os casos, para o SCP Virtual e para a Estatística de Judicância, o processo se acha no estado de ‘Julgado’.

O movimento de ‘Arquivamento Provisório’ somente pode ser cadastrado no instante do efetivo arquivamento em caixa do processo. Uma vez retirado da caixa por algum motivo, ou seja, estando no ambiente da Secretaria, tramitando, ainda que com providências de ordem administrativa, o processo volta ao estado de andamento para a estatística.

Ainda na tentativa de estabelecer diferenciações entre Arquivamento Provisório e Definitivo, aquele somente se verifica para algumas classes processuais, a exemplo das Execuções e Inventários, enquanto este, para todos os processos que forem julgados.

FUNCIONAMENTO: No SCP Virtual, a numeração de caixas é seqüencial e infinita, sem vinculação ao ano em que os processos forem arquivados.

a) CONSULTAR CAIXA. Menu: ‘Módulo Caixa>>Consultar’. Permite consultar os processos físicos arquivados na Secretaria.

b) TRANSFERIR PROCESSOS. Menu: ‘Caixa>>Mudança de Caixa’. Permite transferir processos entre caixas, na situação destas ficarem vazias ou parcialmente vazias. A transferência poderá ocorrer nos casos de reciclagem de

c) REMETER CAIXA. Menu: ‘Caixa>>Remeter Caixa’. Através deste menu é possível remeter caixas ao Arquivo Judiciário, lançando-se um movimento automático de 'Remessa' em todos os processos nela contidos, ou seja, quando o usuário remete uma caixa, automaticamente todos os processos nela contidos são remetidos ao Arquivo Judiciário.

Atenção! Obrigatoriamente o usuário deverá consultar caixa ('Módulo Caixa – Consultar') antes de gravar a remessa, isto para evitar gravar o movimento de 'Remessa' de processo, sem que este esteja fisicamente em caixa, porém consta o registro de seu arquivamento no SCP Virtual.

d) DESARQUIVAR PROCESSOS. Menu: ‘Caixa>>Retirar ou Retornar à Caixa’. Permite desarquivar processos que estão no ARQUIVO DA SECRETARIA. O usuário poderá utilizar também o movimento 'Recebimento'.

e) ABRIR NOVA CAIXA. Menu: ‘Caixa>>Definir Caixa’. Através deste menu a Secretaria poderá consultar a última caixa aberta e abrir uma nova.

f) REARQUIVAR PROCESSOS. Menu ‘Caixa>>Mudança de Caixa’. Permite o usuário desarquivar processos que estão no ARQUIVO JUDICIÁRIO e rearquivá-lo no ARQUIVO DA SECRETARIA. Situação: Processo de Execução apenso a um processo de conhecimento. Este último precisa ser desarquivado do Arquivo Judiciário para ser arquivado no Arquivo da Secretaria junto ao processo de Execução.

ARQUIVAMENTO

COMO AS CAIXAS DEVEM ESTAR IDENTIFICADAS?

Os tipos de arquivamento na Secretaria são “Arquivamento Definitivo” e “Arquivamento Provisório”, daí porque as caixas deverão identificar essas situações.

Para o Arquivamento basta identificar a caixa com o número seqüencial. Vale lembrar que no SCP Virtual não há vinculação ao ano, sendo as caixas organizadas em número seqüencial infinito.

Para o Arquivamento Provisório, antes do número seqüencial, identifica-se a caixa com as letras “AP”.

COMO EFETIVAMENTE PROMOVER O ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO?

Passo 1: Identificar se o arquivamento é Definitivo ou Provisório. Para tanto, observe, no primeiro caso, se a sentença transitou em julgado ou se a decisão lançada em um incidente processual não foi agravada; no segundo, atente para a decisão que determina o arquivamento provisório e se as intimações necessárias já foram realizadas.

Passo 2: Identificar, conforme o tipo do arquivamento, o número de caixa disponível.

Passo 3: Certificar apenas nos autos o arquivamento do processo.

CERTIDÃO

Certifico e dou fé que nesta data, promovi o arquivamento dos autos na caixa nº ____.

{Cidade},___de_______de_____.

Diretor de Secretaria

Passo 4: No SCP Virtual, através do menu 'Secretaria>>Movimentação Individual/Lote', gravar o movimento 'Arquivamento Definitivo' ou 'Arquivamento Provisório', destino 'Arquivo Secretaria', para processo FÍSICO, ou 'Arquivo Eletrônico', para processo ELETRÔNICO. Neste último, não há numeração de caixas.

Passo 5: Tratando-se de ‘Arquivamento Provisório’, colocar o processo na caixa correspondente. Sendo definitivo o arquivamento, retirar da capa os documentos que compõem o processo, arquivando somente estes junto com a folha de autuação, unidas por colchete em metal, a fim de que a capa em PVC seja reutilizada.

Numeração de caixas após a virtualização: Ano+346+número da caixa (formado por 4 dígitos). As consultas de caixas no SCP Virtual são realizadas com a seguinte numeração:

- Formato antes da virtualização:

Numeração de caixa - Ex: 02/2012

- Formato depois da virtualização:

Numeração de caixa - Ex: 20123460002

COMO CONSULTAR, TRANSFERIR E RETIRAR PROCESSOS DE CAIXA?

Como foi dito acima, a Secretaria arquiva o(s) processo(s) no Arquivo da Secretaria, através de gravação de movimento próprio do Sistema de Controle Processual (SCP Virtual) denominado 'Arquivamento Definitivo' e 'Arquivamento Provisório'.

Após esse procedimento inicial, o gerenciamento do Arquivo da Secretaria, ou seja, a consulta, transferência e retirada de processos de caixa, é realizado no SCP Virtual através de menu específico denominado 'Secretaria - Módulo Caixa'. Para retirar processo de caixa, há a possibilidade também de gravar no SCP Virtual o movimento 'Recebimento'.

Nó vídeo abaixo demonstraremos como é realizado esse gerenciamento das caixas do Arquivo da Secretaria.

REMESSA DE PROCESSOS AO ARQUIVO JUDICIÁRIO

Através da Instrução Normativa nº 18/2005, o TJSE padronizou o quantitativo de caixas que deverão permanecer no arquivo da Secretaria, cujo limite dependerá da competência jurisdicional da unidade. As caixas que excederem este limite, devem ser imediatamente encaminhadas ao Arquivo Judiciário, onde a equipe, treinada e especializada para lidar com o material, adotará as providências de conservação.

Vale salientar que manter um arquivo organizado, respeitando um limite de caixas, possibilitará que as Varas fiquem desafogadas com este trabalho que, ao invés de consumir vários funcionários e muito tempo para conferir grandes quantidades de caixas, passam a realizar esta tarefa com regularidade e tranqüilidade, sobrando tempo para potencializar as energias no trabalho efetivo dos processos em andamento. Por outro lado, o Arquivo Judiciário não será surpreendido por uma grande quantidade de caixas de uma única vez, mas em “doses homeopáticas”.

COMO SOLICITAR UM PROCESSO DO ARQUIVO JUDICIÁRIO

Sempre que alguma das partes necessitar de vista de algum processo que esteja no Arquivo Judiciário, requererá ao Juiz para que proceda com a solicitação de envio à Vara para as devidas providências.

A Secretaria poderá solicitar ao setor de Arquivo o desarquivamento do feito ou alguma peça específica de um processo, por exemplo, a sentença de uma ação de Alimentos (Instrução Normativa nº 18/2005). Esse procedimento é realizado de forma totalmente eletrônica, através do módulo do SCP Virtual denominado 'Secretaria-Arquivo Judiciário'.

Vale ressaltar que, quando se tratar de solicitação de alguma peça do processo, o setor de Arquivo Judiciário não enviará à Vara o processo por inteiro, mas sim digitalizará apenas a peça solicitada e a encaminhará, de forma eletrônica, através do uso do SCP Virtual, conforme demonstrado no vídeo abaixo.

Somente se permite o cadastro do movimento de ‘Arquivamento Definitivo’ para o processo que esteja na situação de ‘Julgado’, estando previamente cadastrado o movimento de ‘Trânsito em Julgado’ ou de ‘Certidão’ informando a não interposição de Agravo.

O movimento de ‘Arquivamento Provisório’ somente poderá ser cadastrado nos processos de Execução e Inventário, nas hipóteses legais, após determinação judicial neste sentido. Para a gravação do movimento citado, é necessário que o processo esteja na situação ‘Andamento’ no momento do efetivo arquivamento em caixa.

A exemplo do que ocorre no arquivamento definitivo, as capas em PVC devem ser removidas quando o processo for redistribuído para Juízo vinculado a outro Tribunal Estadual ou Federal ou remetido para apreciação de recurso por Tribunal Regional Federal ou Superior.

O Arquivo Provisório permanecerá sempre na Secretaria, em seu arquivo, constando tal informação no SCP Virtual na consulta de cada um dos processos nesta condição, visando diferenciá-los na estatística e nos relatórios que controlam a tramitação dos feitos dos processos na situação de ‘Andamento’, mantendo-se, evidentemente, um seguro controle do próprio arquivo físico e de sua situação no SCP Virtual. Já o Arquivo Definitivo, apenas inicialmente ficará na Secretaria, partindo em um segundo momento, ao Arquivo Judiciário do TJSE.