Organização da Secretaria

O cartório, escrivania, serventia ou secretaria, existe para que as deliberações judiciais (despachos, decisões e sentenças) sejam materializadas e passem da abstração para a realidade, isto é, para que se tornem públicas e produzam seus jurídicos e legais efeitos.

De nada adiantaria, por exemplo, que o Juiz despachasse em um certo processo o comando de citação se não houvesse quem promovesse, efetivamente, a confecção do mandado ou carta e quem o cumprisse ou a enviasse, respectivamente.

Para este manual, a atividade da Secretaria divide-se em ATENDIMENTO AO PÚBLICO e SERVIÇO INTERNO.

Antes, porém, de explicar as atribuições de cada um destes setores, traçaremos noções básicas sobre a organização de uma Secretaria e movimentação de processos.

A Secretaria é o ponto de convergência do trâmite processual. Dela partem e para ela retornam todos os feitos. Por exemplo, quando o Juiz despacha no processo físico abrindo vista a uma das partes, para que o processo seja entregue ao patrono competente, necessita passar pela Secretaria. Na devolução, igualmente se entrega à Secretaria e daí por diante.

Com o surgimento do Sistema Informatizado de Processo Eletrônico, os feitos eletrônicos são organizados somente através de relatórios de controle do Sistema de Controle Processual - SCP Virtual, abolindo, assim, toda a organização física de processos. Monitorar os relatórios eletrônicos, controlar prazos processuais, cumprir as determinações judiciais com diligência e precisão, gravar os movimentos processuais no SCP Virtual, é tarefa que exige método e disciplina, o que a torna gratificante e fácil, pois cria uma rotina diária, um hábito.

Tribunal de Justiça do Estado de Sergipe - 2018

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