SISTEMÁTICA DE ORGANIZAÇÃO DE PROCESSOS FÍSICOS

VANTAGENS

Outros critérios poderiam ser utilizados, por exemplo, tipo de ação, nome da parte ou fase processual, mas nenhum destes oferece tantas vantagens de ordem prática, quanto por ano, pois desta forma, elimina-se quase que por completo, o tempo de localização de feitos dentro da Secretaria, o que vem acontecendo hoje com muita frequência, diminuindo, portanto, a produtividade do trabalho.

Desta forma, não se saberá, por exemplo, que determinado processo está aguardando a devolução de um mandado porque ele está em um local específico para este fim, mas porque, em consulta ao Sistema de Controle Processual - SCP Virtual, verifica-se que esta é a informação, podendo o processo ser localizado na estante única, apenas por ano e número.

De igual maneira, todo o controle da movimentação de processos será realizada por instrumentos eletrônicos disponíveis no SCP Virtual, que oportunamente serão apresentados neste Manual.

PROCESSOS CONCLUSOS E COM VISTAS AO MINISTÉRIO PÚBLICO E DEFENSORIA PÚBLICA

Em que pese a adoção de critério único para o armazenamento dos processos ainda em tramitação (em andamento ou julgado), o fato é que, em razão de providências especiais a serem adotadas em certos feitos, deve-se reservar alguns locais específicos, em tudo visando o bom, regular e rápido andamento dos processos.

Assim, é preciso reservar locais para processos que devem seguir com vista ao Ministério Público, à Defensoria Pública e conclusos ao Juiz.

PROCESSOS APENSOS E COM ANOS DISTINTOS

Embora simples, o critério único de organização de processos pode trazer dúvidas, especialmente quanto aos feitos em apenso. Por exemplo, em caso de processos apensados com anos distintos, na estante de que ano devem ser colocados? Nestas hipóteses, um dos processos será utilizado como referência para ser colocado na estante correspondente ao seu ano, utilizando-se o seguinte parâmetro:

a) pelo número do processo principal: em caso de incidentes, exceções, cautelares e execuções de honorários. Ex: impugnação ao valor da causa – organizar tomando por base o número da ação ordinária.

b) pelo número do processo dependente: em caso de redistribuições por dependência ou comandos de apensamento. Ex: redistribuído um processo em razão de conexão com outro processo para outro Juízo, neste receberá um número mais recente, sendo apensado ao conexo; no entanto, será acomodado na estante deste último (o processo dependente - número de processo mais antigo) e não do processo redistribuído (número mais novo).